Regolamento dell'Archivio della Società Storica Guerra Bianca

TITOLO I
ISTITUZIONE E FINALITA'

Art. 1
L'Archivio della Società Storica Guerra Bianca (di seguito SSGB) costituisce una parte integrante della stessa Società, a partire dalla sua fondazione. La SSGB, in particolare, è una Associazione privata, costituita ai sensi di legge, non a scopo di lucro, retta da un consiglio direttivo e dalla assemblea dei soci.

Art. 2
In quanto parte integrante della SSGB, l'Archivio ne condivide in generale gli scopi e le finalità, così come elencate dalla Statuto vigente, pubblicato sul sito web della SSGB.

Compiti specifici dell'Archivio sono:

• L'acquisizione e la valorizzazione di fondi archivistici di specifico interesse storico militare, in particolare riferiti al fronte alpino della Grande Guerra;
• La conservazione e la tutela dei fondi archivistici di proprietà della associazione, nonché di quelli eventualmente affidati da soggetti privati per l'intera durata della relativa convenzione;
• Il riordino e la stesura degli inventari dei fondi archivistici conservati;
• La libera consultazione dei fondi archivistici per chiunque ne faccia richiesta secondo le norme precisate dal successivo art. 7;
• L'offerta a favore di soggetti pubblici e privati di un servizio di consulenza in campo storico militare e di indirizzo nel lavoro di ricerca storica ed archivistica;
• La collaborazione con le Università per l'eventuale attività di tirocini e stages degli studenti;
• La promozione della conoscenza delle fonti archivistiche conservata dalla Associazione.
   

Art. 3
L'archivio della SSGB è affidato ad un responsabile, identificato in questo ruolo dal Consiglio Direttivo.

L'archivista è responsabile dell'organizzazione e del funzionamento dell'archivio.

TITOLO II
ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO

Art. 4
La SSGB assicura la corretta conservazione del materiale archivistico in idonee condizioni ambientali e di sicurezza, l'ordinamento e la inventariazione dell'archivio, l'aggiornamento periodico dell'archivio, comprese le eventuali operazioni di selezione e scarto.

Art. 5
L'incremento del patrimonio archivistico può avvenire per versamento all'Archivio del materiale documentale prodotto dalla SSGB, per ricevimento di archivi o documenti da enti estinti o ancora esistenti, per acquisto, deposito temporaneo o lascito. All'atto del ricevimento deve essere redatto un elenco di consistenza; il materiale ricevuto dovrà essere registrato nell'apposito “registro delle donazioni”.

Art. 6
I fondi archivistici possono essere consultati liberamente e gratuitamente da parte dei Soci regolarmente iscritti alla SSGB e dai donatori. Costituiscono eccezione eventuali documenti dichiarati di carattere riservato, ai sensi della legislazione vigente, che diventano consultabili dopo 50 anni dalla loro data, i documenti contenenti dati sensibili così come definiti dalla legislazione vigente, che diventano consultabili dopo 40 anni o 70 anni dalla morte del diretto interessato, eventuali documenti relativi ad atti giudiziari, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

I privati che affidano alla SSGB a titolo di dono, deposito, vendita o legato i propri archivi possono stabilire le condizioni di non consultabilità da parte di terzi di tutta o parte della documentazione, fino ad un limite di 70 anni dalla loro data.

La Direzione della SSGB si riserva di escludere dalla consultazione archivi o parti di archivio per i quali sono in corso lavori di inventariazione, ovvero quelli in cattivo stato di manutenzione e quelli per i quali sono in corso operazioni di restauro o duplicazione.

Gli utenti che utilizzino materiale documentale dell'archivio della SSGB sono tenuti a consegnare al medesimo archivio copia della eventuale pubblicazione.

Art. 7
L'archivio della SSGB è aperto al pubblico negli orari indicati dalla direzione, così come pubblicati sul sito web della SSGB. Per consultare la documentazione dell'archivio è tassativo concordare in precedenza un appuntamento con il responsabile dell'archivio. La consultazione dell'archivio da parte di persone non iscritte alla Società Storica Guerra Bianca prevede un contributo alle spese di gestione dello stesso indicato nell'allegato tariffario.

Art. 8
L'utente è tenuto a compilare una domanda di consultazione utilizzando i moduli messi a disposizione da parte della SSGB. A consultazione ultimata, l'utente deve riconsegnare il materiale al responsabile dell'archivio. Non è ammesso il prestito del materiale documentario. L'utente è tenuto a fare uso della sola matita; qualora constati danni o alterazioni di qualsiasi tipo sul materiale documentale è tenuto a darne immediato avviso al responsabile dell'archivio.

Durante la consultazione è vietato:

• Contrassegnare in alcun modo i documenti consultati;
• Modificare l'ordine dei documenti consultati;
• Eseguire calchi o lucidi dei documenti;
• Danneggiare o rimuovere contenitori o legature;
• Appoggiare qualsiasi materiale sui documenti;
• Consultare documenti già assegnati alla consultazione di altri utenti.

Art. 9
Presso la sede dell'archivio della SSGB è vietato:

• Far accedere animali;
• Consumare cibi o bevande;
• Utilizzare apparecchi telefonici cellulari;
• Utilizzare penne, evidenziatori e simili;
• Disturbare in qualsiasi modo la consultazione da parte di altri utenti.

L'archivista ha facoltà di interrompere immediatamente la consultazione ed allontanare dalla sede dell'archivio persone che disturbano, recano danno al materiale o non rispettano i divieti di cui sopra.

Art. 10
L'utente può richiedere:

a) Copia fotostatica a colori da originale in formato A4;
b) Immagine digitale B/N o a colori.

L'archivista può inoltre consentire, a sua discrezione, che l'utente provveda alla riproduzione dei documenti con fotocamera digitale. In particolare tale modalità verrà utilizzata se lo stato di conservazione dei documenti sconsigliasse la loro riproduzione con altri mezzi.

Art. 11
Per la riproduzione dei documenti è vigente il tariffario approvato dal consiglio direttivo della SSGB. Per la riproduzione e pubblicazione di documenti non è necessario richiedere l'autorizzazione, fatto salvo la precisa e corretta indicazione della fonte (Archivio Società Storica per la Guerra Bianca).

Nel caso di fotografie delle quali è prevista la pubblicazione, è richiesta la preventiva concessione della autorizzazione previo pagamento dei diritti.

Art. 12
Il materiale per mostre ed esposizioni della SSGB è conservato unitamente all'archivio della Società, del quale fa parte. L'utilizzo dello stesso in manifestazioni, mostre o eventi da parte di altri, in tutto o in parte, è oggetto di autorizzazione da parte del Consiglio Direttivo della SSGB. Il materiale è conservato in imballi protetti. Di norma, viene ritirato e riconsegnato nel medesimo stato da chi ne farà uso, salvo diversi accordi con la SSGB. L'utilizzo del materiale per mostre ed esposizioni, quali pannelli e/o eventualmente oggetti, deve sempre prevedere l'identificazione esplicita della fonte, ed è soggetto al pagamento di un contributo per il mantenimento e gestione fissato dal tariffario, così come al pagamento di un deposito cauzionale che verrà restituito all'atto della riconsegna, previa verifica delle condizioni del materiale restituito. L'utilizzo del materiale per mostre ed esposizioni è sempre concesso con una precisa scadenza temporale per la restituzione.

Art. 13
Il Consiglio Direttivo è autorizzato ad apportare modesti aggiornamenti o integrazioni al presente regolamento, così come ai tariffari allegati, utili alla migliore gestione ed applicazione dei medesimi, dei quali verrà data informativa in occasione della prima Assemblea dei Soci utile.

 

TARIFFARIO PER LA CONSULTAZIONE DELL'ARCHIVIO DELLA SOCIETA' STORICA GUERRA BIANCA

La consultazione a qualsiasi titolo dell'Archivio della SSGB è soggetta ad un rimborso spese di conservazione pari a euro 10 per ogni giornata.

Riproduzioni
Gli originali possono essere riprodotti sia su carta fotografica che su cd rom o chiavette di memoria USB. Il costo della riproduzione comprende la ricerca dei materiali, il lavoro di scansione dell'immagine, la redazione delle didascalie e la realizzazione della riproduzione.

Scansione fotografia/documento
CD ROM, via email, USB:

• A bassa risoluzione “copia lavoro” euro 3,00
• Ad alta risoluzione (300 dpi) euro 10,00

Sconto 30% per i soci della SSGB e studenti.

Diritti di pubblicazione
Euro 30 (aggiuntivi rispetto al costo per riproduzione/scansione) ad immagine utilizzata per pubblicazioni a carattere commerciale. La liberatoria all'uso delle immagini viene concessa (per le immagini in alta risoluzione) dopo il pagamento dei diritti di pubblicazione. Spese di spedizione con Poste Italiane o altre vettore aggiunte. Pagamento anticipato all'atto della richiesta o tramite versamento bancario alla SSGB. La copia lavoro non può essere utilizzata per la stampa.

Norme per i ricercatori
La concessione viene rilasciata in via non esclusiva ed in relazione al progetto di ricerca specificato all'atto della richiesta. La concessione non è cedibile ed è gratuita nei soli casi di utilizzo scientifico o di ricerca, privo di qualsiasi finalità commerciale. In caso di pubblicazioni, riproduzione o esposizione delle immagini oggetto della concessione si dovrà chiedere preventiva autorizzazione alla SSGB. Nessun uso diverso da quello indicato nella richiesta può considerarsi legittimo senza autorizzazione scritta della SSGB.

L'autorizzazione all'utilizzo viene rilasciata a fronte dell'avvenuto pagamento.

La riproduzione pubblicata dovrà riportare l'indicazione specifica della proprietà dell'originale, “Archivio Società Storica per la Guerra Bianca”.

In caso di pubblicazione dovrà essere consegnata una copia del volume o dello stampato alla SSGB.

 

TARIFFARIO PER L'UTILIZZO DI MATERIALE PER MOSTRE ED ESPOSIZIONI; QUALI PANNELLI O OGGETTI FACENTI PARTE DELL'ARCHIVIO DELLA SOCIETA' STORICA GUERRA BIANCA

L'utilizzo di materiale su supporto di pannelli per mostre ed esposizioni è soggetto al pagamento di un contributo finalizzato a coprire le spese per la gestione, conservazione e manutenzione dello stesso. L'utilizzo per le medesime finalità di oggetti è soggetto al pagamento di un contributo che verrà fissato dal Consiglio Direttivo in funzione della importanza e rilevanza dei medesimi. All'atto della consegna dei materiali verrà versato un deposito cauzionale, di importo proporzionale alla importanza dei materiali ed alla durata della consegna, il cui importo verrà determinato dal Consiglio Direttivo.

• Noleggio del materiale della Mostra Bonacossa (il Conte bianco), 82 pannelli fotografici e 5 pannelli di testo, 500 euro a settimana, trasporto, montaggio e smontaggio esclusi.